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第六 秘书部门的组织领导（第1页）

第六节秘书部门的组织领导

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学习目标

理解秘书部门领导的角色定位，领会秘书部门领导的管理艺术。

一、秘书部门领导的角色特征

秘书部门领导，是指各级各类机构中设置的综合办公部门的负责人，如秘书长、办公厅主任、办公室主任等。

秘书部门领导的角色，是秘书部门负责人在组织或群体中通过各种工作关系体现出的权利、义务规范与行为模式，它是人们对具有“秘书部门领导”

这一特定身份的人的行为期望。

秘书部门职能及其工作特点决定了秘书部门领导具有角色多重性的特征。

秘书部门领导的角色多重性，体现在他们从事的各项工作及管理行为中。

具体来说，相对于本单位领导机构而言，秘书部门领导是下属，是工作助手，是参谋和秘书；相对于秘书部门内部人员而言，秘书部门领导是上司，是领导核心，是秘书团队凝聚力的主要源泉；相对于本单位同级职能部门的负责人而言，秘书部门领导则是协调者，是职能部门与本单位领导机构之间沟通的桥梁和中介；相对于外单位的来宾来说，他们则是举止得体、热情周到的接待者；而授命外出联系商洽工作时，他们又是本单位领导的助手或本单位的代表等。

由上可见，秘书部门领导不仅仅是多重角色，而且角色还在不断转换中。

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秘书部门领导的角色多重性，是由其工作范围的广泛性决定的。

秘书部门领导的工作重心就是当好参谋、办好事务、搞好服务。

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（一）当好“大参谋”

按照领导机构的意图或决策，去细化完善工作部署，考虑决策实施细节，使之更加具体、明晰、可操作。

在实施整体工作部署中，注重调查研究，发现薄弱环节，适时以适当的方式向领导提出建议，供领导补充决策或进行工作调整，力求具有新观点、新思路、新措施。

（二）当好“大秘书”

秘书部门领导既是秘书团队的组织者、管理者，又是秘书队伍中的一员。

不仅要精于管理团队，而且应是一名资深秘书，善于办文、办会、办事，上传下达，公文写作，综合协调，信息处理，督办落实，后勤保障，推动各部门及其下属围绕中心工作形成合力，更好实现组织目标。

（三）当好“大管家”

要协助领导总揽全局，统筹兼顾，沟通上下，联系左右，平衡各方，扎实做好本单位、本部门的各项管理工作，充分发挥秘书部门的系统作用和整体效能。

秘书部门领导的角色多重性，对其工作能力提出了很高的要求。

秘书部门领导需要具备多重能力，如对上当好参谋助手的思想政策水平、对平行单位的协调能力、对下级单位的运筹组织能力、对外的开拓与公关能力等，总之，秘书部门领导应集多种能力于一身。

可见，一位称职的秘书部门领导应该具有多角色、多功能。

二、秘书部门领导的主要职责

秘书部门领导的主要职责，概括来说就是为领导的科学决策和决策的正确执行提供服务，具体包括参谋、督办、管理、协调四项职责。

（一）参谋职责

负责为领导决策及执行提供意见、建议和可行方案。

在决策反复酝酿过程中要善于谋划，围绕本单位的重点工作和实际情况，多角度、多方位思考，完善可行方案。

在决策执行过程中，从实施细节中总结决策的成功之处，发现其中的瑕疵，及时地反馈有效信息，不断推陈出新，推动工作不断完善和提高。

在决策实施结束后，还要及时细致地分析利弊，总结得失，为今后进一步改进工作、提高工作效率提供借鉴。

秘书部门领导要站得高、看得远、想得深、做得细，善于指导而不主导，善于统揽而不包揽，善于参与而不干预，做到参谋协调不缺位、不越位、不错位。

（二）督办职责