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第四 秘书部门的外部关系（第1页）

第四节秘书部门的外部关系

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学习目标

明确秘书部门在组织系统中的定位，领会秘书部门的各种工作关系。

一、与本级职能部门的关系

秘书部门是领导机构的综合办事部门，而与其同级的职能部门是对下级单位具有计划、组织、指挥权的部门，是按照领导机关决策去实际负责开展和推动各项业务、直接承担并达成组织目标的工作部门。

秘书部门与本级职能部门都隶属于同一个领导机构，领导机构与这二者之间的关系都是领导与被领导的关系，而这二者相互之间是同级机构，是合作与分工的工作关系。

例如，××省人民政府办公厅与本级的发展改革委、文化厅、教育厅等机构相互之间是同级（平级）关系，是相互协作的工作关系，都接受××省人民政府的领导；××公司总经理办公室与本公司的人力资源部、市场营销部等部门相互之间就是同级协作的工作关系，都接受公司管理层的领导。

通常，领导机构与其职能部门之间的相关工作，一般由秘书部门具体负责办理。

例如，职能部门解决某一问题或落实某项决策的过程中出现不同意见或者遇到新的问题，本级秘书部门就要加强与本级职能部门的沟通，与其一起开展深入细致的调查研究，在此基础上为领导提供客观的反映各方面情况的政策和事实依据，供领导在反复比较后慎重决策。

可以说，秘书部门是本单位领导机构与本级职能部门之间的桥梁。

为此，秘书部门应当与本级职能部门协调处理好关系，经常交换意见、交换信息，统一认识、协商对话，做到勤商量、勤沟通，在抓工作落实时相互协同，尤其是在双方对某个问题产生不同看法时，要及时交流协商，确保领导机构的各项决策得到切实有效的贯彻落实。

二、与上下级秘书部门的关系

秘书部门经常要与处于同一组织系统中的上级或下级单位的秘书部门联系工作。

上下级秘书部门的业务类型大致相同，不过各自服务的对象和隶属关系却不相同。

上级单位的秘书部门是上级单位领导中枢的办事机构，直接隶属于上级单位的领导中枢；下级单位的秘书部门是下级单位领导中枢的办事机构，直接隶属于下级单位的领导中枢。

上级、本级、下级的秘书部门相互之间，不具有行政上的直接隶属关系。

但是，由于处于同一个组织系统中，上级秘书部门有权对下级秘书部门进行业务规范和指导，下级秘书部门也可以向上级秘书部门咨询秘书业务问题。

上级、本级、下级的秘书部门之间，是一种业务指导与被指导的关系。

例如，乙公司隶属于甲集团公司，丙工厂是乙公司的下属单位。

那么，甲集团公司总经理办公室对乙公司的经理办公室、乙公司的经理办公室对丙工厂的厂长办公室的工作，具有业务规范与指导的职责。

为此，秘书部门与上下级单位的秘书部门之间要增强互动，上级秘书部门应对下级秘书部门加强业务指导，而下级秘书部门则应根据上级秘书部门的业务要求规范自身的业务规程，提高自身的服务质量和水平，更好地完成领导交办的各项工作任务。

三、与外部组织机构的关系

秘书部门经常代表本单位及其负责人与外部组织机构进行业务接洽、商务谈判等工作，自然会与外部组织机构发生各种工作关系。

秘书部门与外部组织机构商洽联系各项工作，通常是被授权而为，体现了本单位及其领导者的工作思路，因而其行为体现的是本单位与外部组织机构之间的工作关系。

这种工作关系具有两种情况。

一是当“外部组织机构”

是本单位的上级或下级机构时，相互之间是隶属关系，具有领导与被领导的工作关系。

例如，甲集团公司总经理办公室向下属子公司乙公司传达总公司管理层的有关指示时，实质上是秘书部门代表甲集团公司对乙公司布置工作，乙公司必须切实办理，二者体现为领导与被领导的工作关系。

二是当“外部组织机构”

与本单位是不相隶属关系时，二者之间是相互合作的工作关系。

例如，某大学校长办公室因联系校园网开发和维护工作与某信息技术有限公司产生了工作关系，其工作关系则是互不统属的合作关系。

可见，秘书部门在与外部组织机构开展工作时，并不具有自身独立性，它是经授权代表本单位或者单位领导去与外部组织机构开展相关工作的。

因此，秘书部门要明确自身定位，准确掌握好与外部组织机构开展工作的原则和方法，组织协调好各方面的关系，要从本单位全局工作出发做好沟通衔接，主动协调消除矛盾，增进相互理解，尊重和维护与外部组织机构的良好关系，树立良好的组织形象，实现本单位与外部组织机构的合作共赢。