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第五 秘书工作的若干艺术（第1页）

第五节秘书工作的若干艺术

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学习目标

掌握秘书工作的若干艺术（办事艺术、参谋艺术、沟通艺术、协调艺术），在今后工作中融会变通。

案例

天河公司李秘书正在处理文件。

一位客户来到公司，说要见马总。

李秘书对这个客户相当了解，知道他是来拉广告业务的。

马总以前交代过他，如果这位客户再来就不见。

于是李秘书很客气地告诉对方，马总外出办事了。

可客户不相信，坚持要见老总。

李秘书如果直接回答“不行”

，语气就显得非常生硬，很容易得罪客户，以后就没有了合作的余地。

于是他很客气地对客户说：“这样吧，您稍坐会儿，我帮您去找找，看老板回来没有。”

李秘书借此机会请示马总，马总很明确告诉他不见。

于是李秘书回到办公室，很有礼貌地对客户说：“真的很抱歉，我找遍了，也没见马总！

刚才打电话问过了，他临时有事外出，估计一时半会儿回不来。

您看这样行不行，您留下联系方式，到时我们主动与您联系。”

这时，客户也只好打道回府了。

一、办事艺术

秘书工作有两大任务，一是办事，二是参谋。

办事在秘书工作中起着至关重要的作用，一个秘书如果连事都办不好，就不是一个合格的秘书。

秘书办事如果不讲究艺术性，就不是一个优秀的秘书。

（一）接受交办任务要明确“三要素”

一是交办内容，即办什么事；二是时限，即什么时间完成；三是要求，即工作标准、注意事项等。

弄清了“三要素”

，就为把事情办好创造了前提条件。

秘书要聚精会神聆听领导指示，如果是复杂的事情还要做好记录，边听边琢磨，弄清领导意图。

如果领导交代任务零乱繁杂，要用“三要素”

加以调理，拟出一个办事方案；如果领导交代任务比较简单，也要用“三要素”

加以理解；如果领导交代的任务难以办好，更要从“三要素”

的指标调整上提出自己的见解，拿出一个“执行方案”

，请领导认可。

秘书在办事过程中，要注重准确、优质、高效。

（二）优化办事成果要进行“三比较”

办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，办事的过程就是趋利避弊、兴利抑弊的过程。