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第四 秘书工作的作用（第1页）

第四节秘书工作的作用

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学习目标

熟记并理解秘书工作具有助手、参谋、沟通、协调、督查和保障六大作用。

作用，是指人或事物在一定环境条件下产生的影响或具有的功能。

秘书工作的作用，是指秘书工作对领导工作和管理活动所产生的影响或特有的功能。

秘书工作对领导工作而言，主要是参谋助手作用，这是秘书界和秘书学界都公认的。

为了进一步说明秘书工作在领导活动和管理系统中产生的影响或功能，可将秘书工作的作用分解为助手、参谋、沟通、协调、督查和保障六大作用。

一、助手作用

所谓助手作用，是指秘书人员协助领导处理日常事务，减轻领导压力的功能。

助手作用是秘书工作的基础功能，也是首要功能。

领导也是人，并无三头六臂，更非“千手观音”

。

面对千变万化的情况、千丝万缕的联系、千头万绪的工作，笨拙的领导者往往事必躬亲，事无巨细，结果疲于奔命，成效甚微。

而高明的领导者则十分超脱，大胆放权，充分发挥助手的作用，把事务工作交给秘书去处理，自己集中精力思考和决定重大问题。

现代管理发展的一个重要趋势，就是领导者向“务虚”

方向发展，越来越注重预测、规划、决策和宏观调控等战略问题，而很少直接参与事务管理。

在这种情况下，秘书必须在协助领导“务虚”

的同时，强化自己的“务实”

功能，当好领导的助手。

实际上，秘书好比领导的左右手，是领导手臂的延伸。

这种“手臂”

作用，要求秘书必须具有实干精神和献身精神，树立认真负责的态度，培养快准细严的作风，掌握灵活机动的方法，锻炼一挥而就的写作能力、精明强干的办事能力和善于公关的协调能力，还应掌握特殊的工作技能，熟练使用现代化办公设备，努力提高工作效率。

二、参谋作用

名人名言

办公室还有一个重要工作就是发挥参谋作用，及时提出决策建议，并能把领导的决策化为具体意见。

如果我们办公室能够综合四面八方的情况，并进行分析，像国外“智囊团”

那样，经常提出一些重大的决策建议，就能为领导迅捷进行决策选择提供便利。

[3]

——习近平

所谓参谋作用，是指秘书人员在工作中积极主动出谋献策，协助领导正确决策的功能。

俄国著名作家契诃夫曾作过形象的比喻：“人要有三个头脑：天生的一个头脑，从书中得来的一个头脑，从生活中得来的一个头脑。”

两千多年前的老子也说过：“乘众智者胜。”

三国时期的孙权说得更为大胆：“能用众智，则无畏于圣人矣。”