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第三 秘书的层次（第1页）

第三节秘书的层次

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学习目标

1.掌握初级秘书、中级秘书、高级秘书的特征。

2.了解初级秘书、中级秘书、高级秘书的职能。

秘书人员因其所服务机关、单位的层级、规模不同，因其工作的职务、性质、作用以及学历、资历能力不同，在纵向上有层次之分。

传统的秘书层次是按行政级别划分的，具体地说，国家机关的秘书长和办公厅主任是高级公务员层秘书，办公室主任和秘书局（处）长、科长为中级公务员层秘书，办事员、科员为初级公务员层秘书。

1997年，国家劳动部启动了秘书职业资格鉴定制度，根据秘书的学历、资历和经验、知识水平和技能将秘书分为初级秘书、中级秘书和高级秘书。

2003年，国家劳动和社会保障部又启用了新的国家职业标准，将秘书分为二级～五级四个等级，并把业绩考核引入二级秘书的考核范畴。

五级秘书——初级技能，能够运用基本技能独立完成秘书的常规工作。

四级秘书——中级技能，能够熟练运用基本技能独立完成秘书的常规工作；并在特定情况下，能够运用专门技能完成较为复杂的工作；能够与他人进行合作。

三级秘书——高级技能，能够熟练运用基本技能和专门技能完成较为复杂的工作，包括完成部分非常规性工作；能够独立处理工作中出现的问题；能指导他人进行工作或协助培训一般操作人员。

二级秘书——技师，能够熟练运用基本技能和专门技能完成较为复杂的、非常规性的工作；掌握秘书的关键操作技能技术；能够独立处理和解决问题；在工作方法和技能方面有创新；能组织指导他人进行工作；能培训一般秘书人员；具有较强的管理能力。

秘书对于领导和领导工作的辅助功能是不言而喻的。

但是，秘书辅助功能的影响程度是不同的，从秘书辅助功能的角度区分秘书的层次，可以包含行政秘书、商务秘书等各种职业性质的秘书群体。

一、初级秘书

初级秘书属于技术操作层的秘书，具体地说，是指在领导工作辅助系统中以直接办理某些具体事务为基本职责、主要为领导工作提供技术性服务的秘书。

所谓技术服务，是指以其简单、重复和琐碎的工艺操作为他人服务。

打字、速记、接待、应对电话、文书处理、档案管理、各种办公设备的操作使用等，是其主要工作任务。

[13]这类秘书的主要特征包括以下三个。

一是从业内容单纯化。

技术操作层的秘书工作内容比较单纯。

这类秘书，或侧重于文书档案的管理，或侧重于文件资料的翻译、整理、保管，或侧重于电话应对、前台接待，工作任务大多简单明了。

同时，这类秘书的工作关系也比较单纯。

这类秘书处于行政执行层的最外层，其工作位置一般距领导核心稍远，加之所做的又是相当具体的“事”

，工作关系比较简单。

二是从业手段技能化。

技术操作层的秘书比较强调专业性和技术性，如文档的收发管理、各种办公设备的操作使用等。

这类秘书要求能熟练使用计算机，用编制好的程序或自己编制程序来处理有关秘书事务。

速录能力是技术操作层的秘书的典型能力。