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第二 公共图书馆内部预算管理（第1页）

第二节公共图书馆内部预算管理

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对于预算而言，并非只有财政才有。

如同企业预算对企业管理十分重要一样，公共图书馆的内部预算也非常重要。

简单地说，公共图书馆编制和控制内部预算，主要是为了保证公共图书馆财政年度预算的执行，平衡预算和决算，既防止寅吃卯粮，又保证服务的数量和质量不打折扣。

一、内部预算的编制

“预则立”

，编制内部预算，既是为了准确地编制明年的年度预算，更是为为筹划和制订明年的工作计划，内部预算编制因此既成为公共图书馆管理的一项重要工作，也成为公共图书馆的重要管理工具。

（一）内部预算的编制依据

内部预算编制的依据，主要来自两个方面：（1）事业任务，包括战略规划的分年度计划。

（2）下达的财政年度预算。

并非所有服务、项目和活动都需要编制内部预算，而且有的项目确实难以编制准确的预算。

例如，不需要编制借阅服务的内部预算，因为这类服务是公共图书馆最基本的服务，所发生的成本大部分为固定成本[18]。

只要读者进入图书馆，其中绝大部分会发生借阅行为，需要整个图书馆的资源支撑，且使用普通的核算办法难以进行各项成本归集。

但项目、活动等，应该编制内部预算，如维修项目、读书活动、学术会议、读者培训等一定需要有预算，否则既难以争取经费，也无法控制支出。

另外，有的预算可以用“类”

或“系列”

来编制预算，如将讲座中的每个系列作为一类来编制内部预算（如保健讲座为一类、名著导读为一类、非遗保护讲座为一类等），同样类别的讲座，预算比较接近，便于编制，便于取舍，也便于设法筹措资金（在收入管理中再讲）。

（二）内部预算编制

一般需要在编制图书馆年度经费预算前完成内部预算的编制。

前面说过，年度预算的人员经费、办公经费等都是根据人员信息表自动生成，所以，此时编制的内部预算主要包括业务预算和项目预算。

内部预算编制的前提是工作计划的确定，所以，公共图书馆在编制内部预算前先要初步确定明年的工作计划，而且这个工作计划需要符合战略规划的要求，因而也可以说，内部预算编制的过程也是计划明年工作的过程。

为了保证明年工作计划的科学合理，需要做好以下工作。

（1）由各个部门分别制订本部门的明年工作计划，并尽可能排出需要使用的资金额度，如会展部排出讲座和展览工作的计划及预算，辅导部排出业务培训的计划和预算，少儿部排出各项少儿读书活动的计划和预算，借阅部排出盲人读者活动计划和预算，等等。

（2）全馆对照战略规划，列出在明年整个年度中需要完成的战略规划中的阶段性任务，并编制预算。

（3）编制工作计划汇总表（见表3.3），表格以部门为经、工作任务为纬，列出明年工作计划和预算金额，文字计划和预算作为附件备查。

（4）召开专门会议，讨论研究工作计划汇总表，寻找漏项，进行补漏。

（5）编制出整个年度的业务和项目预算。

在整个过程中，不仅需要召开一些专门的会议，而且馆长要亲自逐项核对，并对某些预算的单价等进行询价，以避免预算的随意和盲目。