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第四 提高秘书工作效率的途径（第1页）

第四节提高秘书工作效率的途径

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学习目标

1.掌握提高秘书工作效率的可控途径。

2.了解提高秘书工作效率的共建途径。

案例

八年前，张明因写作能力强，办事踏实，前任经理赞赏他做事“快、准、细、严、实”

，向公司推荐。

张明任行政经理八年来，注重选人、培训，并常常与成员聊天；制定了首问制、办公规范等一系列工作规则，要求成员热忱对待每个人。

公司也及时添置办公新设备，行政部工作有明显改进。

张明任集团行政部经理兼董事长秘书后，协助董事长将集团房地产公司发展成集地产、商贸、餐饮、娱乐、旅游五位一体的集团，公司资产从八千万跃升到五亿。

说起这些业绩，董事长、各公司经理和集团员工在说完各自的努力后，一致称赞行政部，因他们传递的信息、承办的会议、提供的方案、所做的各种活动等不仅有助于他们业绩出彩，更常常让他们顺利、愉快地工作。

集团中很多人有事没事总爱去行政部坐坐、聊聊，这已成为集团一道独有的风景。

提高秘书工作效率，需要综合施策，从组织机构、政策制度、人员素质等各方面进行改革创新。

作为秘书部门主管和秘书来说，在提高自身素质和能力的同时，还要增强敬业意识和奉献精神，克服不求进取、得过且过、敷衍应付、消极怠工等不良现象。

一、树立科学的思想观念

（一）信息观念

信息社会中，谁重视信息，谁就赢得了主动。

作为秘书，其基本职能之一就是辅助决策，为领导决策提供内部性很强、参考价值很高的信息。

要提高辅助决策效率，就必须牢固树立信息观念。

一是重点捕捉重大全局性信息。

要为领导决策服务，就必须始终把重点放在捕捉和反映重大的、具有全局性的或牵一发而动全身的信息上。

越是重要的、敏感的和难度大的信息，越要予以关注，越要花气力去搜集。

二是随时注意反映新信息。

要为领导决策的贯彻落实服务，就必须注意了解和反映决策贯彻落实中出现的新情况、新问题以及新的解决问题的思路，以便领导修正决策或再作决策。

三是高度重视信息质量。

信息质量主要表现为适用性、时效性、客观性。

在于为领导决策有效利用的程度，不允许提供过量的、价值不大的信息；及时反映迅速变化着的实际情况，不允许慢慢腾腾、时过境迁；在于客观反映事物的全面情况，要求信息来源真实可靠，信息加工求实，不允许道听途说、捕风捉影，甚至随意修饰、“笔下生花”

。

（二）竞争观念

在社会主义市场经济条件下开展秘书工作，必须建立竞争机制，树立竞争观念。

正当而适度的竞争，可以使秘书的智慧、才能和创造性得到最大限度的发挥，进而促进整个秘书工作效率的提高。

竞争，使那些庸庸碌碌的人及时发现自己的弱点和缺陷，从而尽快改正；使那些具有创造性思维的人显现出才华，得到组织的褒奖。

奖优罚劣的竞争机制，能使利益最大化。

秘书在竞争中应把握两点：一是要有敢为人先的意识，即敢想、敢干，敢于冒尖，克服甘居中游、不求进取的惰性心理；二是要注意竞争方法的正当性。

在市场经济条件下，商品竞争的主要因素应是物美、质优、应时、价廉，秘书竞争的主要因素应是工作实绩和工作干劲。

必须摈除排挤他人、投机钻营等不道德的竞争手段。