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第一 秘书工作效率概述（第1页）

第一节秘书工作效率概述

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学习目标

1.理解秘书工作效率的含义，熟知秘书工作效率三要素及其特点。

2.理解秘书工作为什么必须讲究效率。

一、秘书工作效率的含义

效率是单位时间所完成的工作量，指劳动效果与劳动量的比，即一定的投入量所产生的有效成果，而投入量是为实现目标所消耗的人力、物力和财力等。

秘书工作效率，是指秘书工作者在一定时间内所付出的劳动量与所取得的工作成效的比。

它包括秘书部门的一切工作效率在内，如办文效率、办会效率、办事效率等。

秘书工作效率是评定秘书工作能力的重要指标，评价秘书的工作能力如何，很大程度上看其工作效率的高低。

秘书工作效率主要有以下几个方面的含义。

（一）数量的含义

判定秘书工作效率的高低，要有数量的分析对比。

既要看所耗费的时间多少，又要用秘书工作有效成果与所投入的人力、物力、财力等对比。

如果各方面投入量很大，成果却很少，就不能说是工作效率很高。

（二）质量的含义

判定秘书工作效率的高低，不能只看工作数量，还要讲求工作质量。

如果完成的工作量很大，但质量较差，也不能算是效率高。

秘书工作效率应该是秘书工作数量与质量的有机统一。

（三）职能的含义

秘书工作效率的核心是实现秘书职能。

如果秘书的工作不能很好地实现参谋助手职能，秘书的其他能力再强，也不能说秘书的工作效率高。

例如，一个秘书有文学艺术专长，常常发表诗歌、散文，但他却不能胜任自己所分管的公文撰写职务，经常被领导要求重写或请他人代笔，他的工作效率就很低。

（四）系统的含义

秘书工作效率是对秘书部门全部活动的整体要求，也是对所在管理系统整体功能的重要体现。

不论哪个层次、哪个方面、哪个环节，都应讲求工作效率，任何一个环节或方面出现问题，都可能影响到秘书部门的整体效率和所在系统的管理效率。

二、秘书工作效率三要素及其特点

由于秘书工作效率是单位时间内所投入的劳动量与所获得的成果之比，因此，应该从时间、劳动、成果三个要素入手，分析秘书工作效率及其主要特点。

（一）秘书工作时间的特点

时间是物质的运动、变化的持续性、顺序性的表现，是人类用以描述物质运动过程或事件发生过程的一个参数。

确定时间，是靠不受外界影响的物质周期变化的规律。