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第三 秘书人才的能力结构（第1页）

第三节秘书人才的能力结构

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学习目标

1.熟知秘书人才应具备的表达能力、信息能力、调研能力、管理能力、办事能力和操作能力。

2.掌握秘书人才能力提升的途径和方法。

在心理学中，能力是指一个人掌握知识并运用这些知识解决问题、完成本职工作的心理特征。

这里所说的能力，是指秘书人员在实践中高效率完成秘书工作任务的本领。

能力结构，就是秘书人才从事秘书工作的各种实际本领的有机组合，包括表达能力、信息能力、调研能力、管理能力、办事能力、操作能力。

这些能力并非一种简单的堆列，而是通过合理的调节和控制，组成一个多要素、多序列、多层次的动态综合体，以达到整体的最佳效能。

一、秘书的表达能力

秘书作为领导者的参谋和助手是最有效的沟通者，其表达能力相当重要。

尤其在社会信息化时代，对秘书的语言文字表达能力要求更高了。

文字表达能力，即写作能力，这是秘书尤其是文字秘书的基本功和“看家本领”

。

秘书人员常被人们称为“秀才”

“笔杆子”

，原因也正在于此。

秘书的写作范围十分广泛，论说文体、科技文体、说明文体、新闻文体等都可能会在实践中有所涉猎，但更主要的是撰拟各种公文，包括党中央和国家最高行政机关所确定的法定公文以及其他非法定的事务文书（如计划、总结、简报、讲话稿、调查报告、规章制度等）。

口头表达能力，即说话能力，这是秘书运用口头语言或借助通信工具将思维内容加以表达的能力。

秘书对上汇报工作、请求指示、提出建议，对下传达指令、沟通情况、组织协调，对外进行各种人际交往和公共关系活动，都离不开较高的口头表达能力。

秘书要做到文字表达能力和口头表达能力的同步提高，既要善于写，又要长于说，二者相互影响，彼此促进，不可偏废。

不论是秘书的文字表达还是口头表达，都应注意五个方面的要求：准确、鲜明、简洁、迅速、适用。

案例

“笔杆子”

受青睐

李秘书是某名牌大学秘书学专业毕业的高才生，更是写文件的一把好手。

这不，又到年底写工作总结的时候了，刘处长叮嘱他：“李秘书，今年处里工作完成得很出色，过几天我要在局总结大会上汇报，能不能让局领导满意，就看你的总结报告写得是否出彩了。”

李秘书接受任务后，连着熬了几个通宵，终于写出了一篇既有深度又有文采的总结报告，刘处长看了连连点头。

果然，在全局总结大会上，李秘书写的稿子经刘处长声情并茂地一讲，获得与会人员多次掌声。

会后，局长高兴地说：“老刘啊，你们处的总结不错，很有深度。”

“谢谢局长！”

刘处长脸上泛出得意的神情。