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第五 秘书与外部公众的关系（第1页）

第五节秘书与外部公众的关系

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学习目标

1.熟知并掌握秘书协调与政府关系的方法和艺术。

2.熟知并掌握秘书协调与消费者关系的方法和艺术。

3.熟知并掌握秘书协调与媒体关系的方法和艺术。

4.熟知并掌握秘书协调与社区关系的方法和艺术。

在一个组织中，秘书不但要处理好与上级、同级、下级之间的内部关系，还要处理好与政府、消费者、媒体、社区的外部关系，以此来优化组织外部的生存环境，使组织高效运转。

一、秘书与政府关系的协调

“政府”

在这里是一个广义的概念，泛指各级各类国家管理机构，包括行政机关、立法机关、司法机关、军事机关，及其部门和工作人员。

秘书协调与政府的关系又称“政府公关”

，是秘书代表本组织为了创造有利于自身各项业务活动开展的政治环境而针对政府进行的公关沟通活动。

[3]

（一）与组织交往的主要政府部门

一是省、市、县、乡各级各类人民政府和政府各部门，与组织的人事任免、政策制定有直接关系。

二是公安、司法等部门，如公安局、检察院、法院、公证处、律师事务所等，主要与组织诉讼案例、运输工具管理、聘请律师等事项有关。

三是海关、商务、财政、税务、银行等部门，主要与组织进出口业务、企业登记、商标注册、合同管理和纠纷处理、照章纳税、资金借贷等事项有关。

四是质量监督检验、物价监督和卫生防疫、环境保护等部门，主要与组织产品质量、物价管理、保护消费者权益、食品、药品卫生检查，以及环境监测、“三废”

治理等事项有关。

（二）秘书协调与政府关系的方法和艺术

1.熟悉掌握政府的政策法规

秘书首先要通过政府网站、媒体信息的研究以及沟通等，加强对政府的认知。

一方面，要熟悉政府的机构设置、职能范围、办事程序和工作人员等，以便使组织与政府的业务往来和公关沟通“门当户对”

。

另一方面，要全面、及时、准确地了解与组织有关的各项政府法令、政策、政府采购信息等，跟踪政策走向以及政府工作重点的转变，提供给本组织领导及各部门参考，以便使组织自觉遵章守法，并随时调整组织的政策和活动。

2.熟悉与本企业有关的政府各职能部门

组织与政府的关系，主要表现为与政府各职能部门的关系。

为此，秘书必须熟悉政府各职能部门的机构设置、人员配属、工作范围、职责权限和办事程序，以提高与政府各职能部门交往中的办事效率。

3.及时沟通与政府各职能部门的联系

一方面，秘书要随时与政府各职能部门公务人员保持密切联系，及时反映组织信息，了解政府信息。

另一方面，秘书要注意利用组织各种重大活动的时机，及时邀请政府有关部门领导出席，以求得政府方面对本组织的关心和支持。

当组织面临问题和困难，需要寻求政府援助、支持时，或者当组织与政府之间产生一定的矛盾，需要淡化和协调时，组织要加强与政府的沟通，运用更加有力或频繁的沟通方式，促进相互了解和理解，在保障国家利益的前提下，使组织的利益和处境得到政府的充分考虑和重视。

二、秘书与消费者关系的协调

所谓消费者，是指为生活消费需要购买、使用商品或者接受服务的公民个人和单位。

[4]秘书处理与消费者的关系时应区别对待，有针对性地处理。