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第一 管理事务（第1页）

第一节管理事务

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学习目标

1.熟知秘书事务工作的特点和类型。

2.掌握秘书事务工作的主要内容。

所谓管理事务，是指秘书部门和秘书人员协助领导者管理日常办公事务和机关行政事务的工作。

繁杂的事务性是秘书工作最突出的特点。

由于领导活动范围广、头绪多，而领导的精力有限，因此就产生了配备秘书协助管理事务的客观需要，以便使领导者从具体事务中解脱出来，集中精力思考和决定重大问题。

由此可见，管理事务是秘书工作最基本的职责和任务。

一、秘书事务工作的特点和类型

案例

表4-1秘书助理的工作职掌与权责[1]

续表

从表4-1可以看出，秘书的大部分时间是在管理事务。

这些事务工作具有显著的服务性、广泛性、烦琐性和重复性特征，要求秘书人员牢固树立服务宗旨，端正服务态度，培养细心耐烦和甘于奉献的职业精神。

秘书部门的事务工作，主要是围绕领导工作和机关管理进行的。

一般分为四类：第一类是日常程序性事务；第二类是临时偶发性事务；第三类是领导交办性事务；第四类是部门不管性事务。

但是，经常的、大量的还是日常程序性事务，它在秘书事务工作中占据主要地位。

秘书事务工作虽然繁杂而琐碎，但是如果处理不好，造成的影响却很重大。

因此，秘书人员必须从提高领导工作效率和管理系统运转效率的高度，充分认识事务工作的重要性，以极为负责的精神做好事务管理工作。

二、秘书事务工作的主要内容

（一）领导日常事务管理

1.领导事务活动管理

领导事务活动是相对于领导政务活动而言的，是指领导在日常工作中所进行的具体活动。

这些活动在领导工作中是经常的、大量的、具体的，也是十分重要的。

秘书部门和秘书人员统筹安排领导事务活动，对于节约领导时间，提高领导工作效率，密切各方面关系，具有重要意义，主要包括领导出席公务接待活动管理，领导会见会谈活动管理，领导出席会议庆典活动管理，领导走访慰问活动管理，领导视察调研活动管理，领导出席商务谈判活动管理，领导出国（境）差旅事务管理等。

2.领导办公事务管理

领导办公事务管理主要包括：协助领导做好办公室的布置和整理工作，为领导提供一个良好的办公环境；协助领导接打电话、传递文件、传达指令、召集会议等，保证领导信息畅通，指挥顺畅；协助领导落实购票、用车、财务、保健等日常生活事务，为领导顺利开展工作提供后勤保障。

案例

调整工作日程表

老总这几天日程安排得满满的。

今天上午10点与天津的客户谈判，下午3点到市环保局向局长介绍公司的节能新产品；明天上午9点半在长城饭店与美国公司的代表谈合作事宜，明天下午2点在公司召开司务会。

11点，美国公司的人给老总的秘书小李打来电话，说由于特殊原因，他们必须于明天中午乘飞机回美国，希望能将谈判时间改在今天下午，否则，会谈将无限期推迟。